Jak na Samepage

Stručný průvodce světem spolupráce

Samepage ti usnadní práci s kolegy ve firmě i s externími spolupracovníky, klienty a dalšími. Ve škole pomůže zorganizovat učitelský sbor a zajistit komunikaci s žáky i rodiči. V tomto shrnutí popisujeme použití Samepage v internetovém prohlížeči a desktopové aplikaci. V mobilní aplikaci se určitě zorientuješ stejně rychle. 😉

Základní struktura

V levém panelu nalezneš nejdůležitejší položky pro rychlou orientaci v produktu. Jsou to:

  1. Název organizace, tvoje jméno a nastavení
    V nastavení se nachází obecná správa organizace a jejích členů nebo třeba nastavení tvého uživatelského účtu či konfigurace upozorňování na aktivitu kolegů.
  2. Obsah
    To nejdůležitější z celé Samepage – stránky a s nimi spojené konverzace o jejich obsahu, vše přehledně tříděno do složek.
  3. Novinky
    Přehled všech upozornění (notifikací).
    Moje úkoly a události
    Osobní přehled úkolů a událostí ze všech stránek v organizaci.
  4. Hledat
    Hledej jakýkoli obsah – text na stránce, úryvek z konverzace v chatu, úkol nebo obsah nahraných souborů. Zde se také zobrazují stránky, se kterými jsi naposledy pracoval.
 
  1. Hovory Potřebuješ si se spolupracovníky zavolat? Tady je to správné místo, kde hovor vytvořit. Také zde uvidíš probíhající hovor, na který tě někdo pozval.
  2. Oblíbené Tato sekce se objeví hned poté, co označíš libovolnou složku nebo stránku jako oblíbenou.
  3. Chatové zprávy Seznam tvých konverzací s jednotlivci i skupinami.
  4. Názory a podpora Zde nám můžeš sdělit, co se ti na Samepage líbí či naopak nelíbí. Nebo jen s něčím potřebuješ poradit?

Složky

Složky ti umožní práci přehledně uspořádat a zároveň nastavit přístupová práva (součást placené verze). Některé složky tak může upravovat kdokoliv z organizace a jiné složky vidíš třeba jen ty sám.

Přístupová práva ke složce můžeš upravit hned při jejím vytváření a nebo je kdykoli později změnit prostřednictvím nabídky Nastavení přístupu ke složce v nastavení složky.

Složky svá přístupová práva tzv. dědí (z nadřazených složek) a tato zděděná oprávnění lze dále rozšiřovat, ale ne omezovat. Co to znamená?

Představ si následující strukturu

  • Vedení – Pavel, Marie
    • Plán 2020 – Pavel, Marie + Jiří
      • Tajný projekt – Pavel, Marie, Jiří + Helena (Externí)


Není tedy problém do podsložek přidávat další spolupracovníky (včetně těch externích mimo organizaci), ale už například není možné odebrat Jiřímu přístup ke složce Tajný projekt.

Zároveň platí, že:

  • Jiří (člen tvé organizace) sice vidí složku Plán 2020 ve složce Vedení, ale už nevidí další obsah složky Vedení, protože k němu mu nebyl udělen přístup.
  • Helena (externí spolupracovník mimo organizaci) vidí pouze složku Tajný projekt, aniž by viděla v jakých složkách je ve skutečnosti umístěna.

Stránky

Hlavní síla Samepage spočívá ve stránkách a jejich unikátnímu propojení s chatem. Díky tomu týmová konverzace probíhá vždy v kontextu. Základní nabídku stránek v Samepage tvoří:

Nabídka stránek
  • Stránka
    Textový dokument, do kterého ale lze vkládat i soubry, obrázky, videa, schémata, dotazníky a další.
  • Nástěnka úkolů
    Zorganizuj si úkoly do přehledných sloupců. Pro projektové manažery – toto je klasický kanban. 😉
  • Tabulka
    I pro fanoušky Excelu máme spoustu funkcí.
  • Myšlenková mapa
    Utřiď si své myšlenky nebo mapu vytvoř ve spolupráci s týmem. Skvělé pro brainstorming.
  • Chat
    Když v týmu potřebujete obecnou diskuzi bez jakéhokoliv obsahu.
  • Kalendář
    Všechny týmové události přehledně na jednom místě.


Ke stránce má automaticky přístup  ten, kdo má přístup do nadřazené složky. Navíc lze jednotlivé stránky individuálně sdílet dalšími lidmi nebo je učinit veřejné pro všechny, komu zašleš odkaz.

Jak pozvat celý tým

Správu uživatelů najdeš pod položkou Lidé v základní nabídce organizace. Zde můžeš do organizace přidávat kolegy přes tlačítko „Pozvat lidi“ a nebo můžeš využít „Invitační odkaz“. Po jeho aktivaci jej stačí libovolným způsobem zaslat kolegům a ti se přes něj automaticky zaregistrují do správné organizace. Jednoduché, že?

  • Na obrazovce Lidé vždy přehledně vidíš všechny členy a externí spolupracovníky vaší organizace. Externí uživatelé se přídávají udělením přístupu do konkrétní složky nebo ke stránce. Tyto účty mají omezený přístup k obsahu organizace a hodí se například pro vaše klienty, dodavatele, apod.

Komunikace

Chat

V Samepage většina komunikace probíhá na jednotlivých stránkách. Pokud ale potřebuješ soukromouí komunikaci, stačí využít sekce Chatové zprávy. Kliknutím na ikonu u popisku můžeš zahájit konverzaci se zvoleným kolegou nebo se skupinou více lidí.

Videohovory

V sekci Hovory kliknutím na ikonu sluchátka zahájíš videokonferenci s libovolným členem organizace (případně externím členem) nebo si můžeš zavolat se skupinou více osob. Videohovory nabízí jak samotné audio, tak i třeba sdílení obrazovky. Zejména díky živým stránkám a videohovorům lse s týmem spolupracovat skutečně efektivně.

Plánované hovory

Pokud kdekoli na Samepage vytvoříš událost, můžeš pro ni aktivovat automatické zahájení hovoru. Stačí v dialogu pro její vytvoření kliknout na možnost „Automaticky zahájit hovor“. Účastníkům události se pak v čase jejího záčátku automaticky rozezní jejich počítač (nebo mobilní telefon s naší aplikací) – všichni tak vždy budou ve správný čas na správném místě.

Úkoly a události

Úkoly a události lze vytvářet v rámci jednotlivých stránek nebo přímo v sekci Moje úkoly a události. V této sekci vždy vidíš všechny úkoly a události, které se tě týkají a zde také dostáváš upozornění na blížící se události, nebo úkoly ke splnění.